Bezpieczeństwo faksu i prywatność

Dokąd trafia dokument, kto go przetwarza i na co zwrócić uwagę.

Faks wysłany przez Faxturbo pokonuje dwa odcinki. Pierwszy, od przeglądarki do naszych serwerów, jest chroniony przez HTTPS; tam plik jest konwertowany, wykorzystywany do transmisji, a następnie usuwany. Drugi biegnie od naszej bramki do urządzenia odbiorcy przez sieć telefoniczną, która nie szyfruje faksów, bez względu na dostawcę. Usługę prowadzi Dim Solution, firma z siedzibą we Francji, odpowiedzialna za przetwarzane dane osobowe. Realne problemy rzadko wiążą się z podsłuchem. Zaczynają się od błędnej cyfry, ogólnodostępnej tacy wydruków albo kopii pozostawionej w urządzeniu.

Słabe punkty, od najczęstszych

Kolejność odzwierciedla to, co faktycznie idzie nie tak. Przechwycenie techniczne jest na samym końcu.

  1. Błędna cyfra

    Dwie przestawione cyfry i dokument trafia do obcej osoby. Transmisja i tak uchodzi za udaną, bo urządzenie odebrało i przyjęło strony; cofnąć jej nie można.

  2. Wspólna taca wydruków

    Przychodzące strony drukują się tam, gdzie widzą je przechodzące osoby: w recepcji, na korytarzu, w pokoju ksero. Im dłużej kartka leży, tym więcej osób może ją przeczytać.

  3. Rozproszone kopie

    Urządzenia wielofunkcyjne bywa, że zachowują dokumenty w pamięci lub na dysku, a niektóre przekazują faksy do wspólnej skrzynki. Każda dodatkowa kopia to kolejne miejsce do zabezpieczenia.

  4. Otwarta linia telefoniczna

    Na ostatnim odcinku sygnał faksu nie jest chroniony, czy to analogowy, czy przenoszony jako T.38 przez IP. Przechwycenie go wymaga dostępu do sieci operatora i zdarza się znacznie rzadziej niż trzy poprzednie sytuacje.

Co Faxturbo robi z Twoimi danymi

Także o ograniczeniach, których nie usunie żaden internetowy serwis faksowy.

HTTPS przy przesyłaniu
Plik trafia na nasze serwery szyfrowanym połączeniem HTTPS. Następny odcinek telefoniczny nie może być zaszyfrowany ani przez nas, ani przez nikogo innego.
Krótkie przechowywanie i usuwanie
Dokument jest konwertowany do PDF wyłącznie po to, by zbudować i wysłać faks. Potem jest automatycznie usuwany i nie wykorzystujemy go do niczego innego. Potwierdzenia, jeśli je wykupisz, to jedyne, co powstaje dla Ciebie na podstawie transmisji.
Brak konta, mało danych
Nie ma rejestracji ani hasła. Dane z formularza, czyli imię i nazwisko, adres e-mail, odbiorca i numer, służą do przeprowadzenia transmisji i wysłania Ci linku oraz wyniku. Do niczego więcej, a reklam nie ma.
Potwierdzenie przed wybraniem numeru
Nic nie jest wysyłane, dopóki nie otworzysz linku z naszego e-maila i nie odczekasz odliczania trwającego około 55 sekund. W tym czasie możesz w każdej chwili przerwać, to ostatnia okazja do sprawdzenia numeru.

Pięć dobrych nawyków

  1. Sprawdź numer u źródła

    Weź go z aktualnego oficjalnego pisma, a nie ze starej książki adresowej, wybierz kraj w formularzu i przed potwierdzeniem odczytaj cyfry, porównując z oryginałem. W razie wątpliwości pomoże nasz spis numerów kierunkowych.

  2. Uprzedź odbiorcę

    Krótki telefon lub wiadomość w stylu „faks jest w drodze” sprawia, że ktoś zjawi się przy urządzeniu na czas, a strony nie leżą na tacy.

  3. Napisz użyteczną stronę tytułową

    Faxturbo drukuje ją z pól formularza. Wskaż konkretną osobę, jasny temat i poproś w wiadomości o informację, jeśli faks trafi w niewłaściwe miejsce. To podpowiada każdemu, kto znajdzie kartkę.

  4. Wysyłaj tylko to, co konieczne

    Przed eksportem PDF usuń zbędne załączniki i zasłoń to, co niepotrzebne, jak pełny numer rachunku albo dane o zdrowiu niezwiązane ze sprawą. Szczuplejszy dokument ujawnia mniej, gdy się zawieruszy.

  5. Zachowaj dowód

    Opcjonalne potwierdzenia PDF (2,99 € z VAT, naliczane tylko po skutecznym doręczeniu) dokumentują zgłoszenie, a potem transmisję. Gdy zastanawiasz się, gdzie trafił faks, masz opatrzony datą dowód.

Czego faks nie może obiecać

Szyfrowanie end-to-end nie jest cechą codziennego faksu. T.30 opisuje opcjonalne funkcje bezpieczeństwa, lecz urządzenia w użyciu prawie ich nie oferują. Dostawca obiecujący ochronę aż do papieru twierdziłby więcej, niż pozwala technika; Faxturbo tego nie robi. Nie posiadamy też certyfikatu bezpieczeństwa, na który moglibyśmy się tu powołać.

Faks nic też nie mówi o tym, co dzieje się po wydruku: kto zabiera kartkę, kopiuje ją, archiwizuje. Dowodzi, że urządzenie pod danym numerem przyjęło strony, a nie że konkretna osoba je przeczytała. Przy treściach bardzo wrażliwych lepiej użyć bezpiecznego komunikatora lub platformy wymiany dokumentów, jeśli druga strona ją ma.

Częste pytania

Czy ktoś może przechwycić mój faks?
Od przeglądarki do Faxturbo połączenie jest szyfrowane przez HTTPS. W linii telefonicznej do odbiorcy szyfrowania nie ma, ale podsłuch wymaga dostępu do sprzętu operatora. Bardziej prawdopodobne są błędny numer lub kartka leżąca na tacy.
Jak długo przechowywany jest mój dokument?
Tylko tak długo, jak jest potrzebny do przygotowania i wysłania faksu. Po zakończeniu transmisji jest automatycznie usuwany, a my nie trzymamy kopii do wglądu.
Kto odpowiada za moje dane osobowe i jak skorzystać z moich praw?
Dim Solution, firma z Francji, prowadzi Faxturbo i jest administratorem danych w rozumieniu RODO. Aby uzyskać dostęp do danych, sprostować je lub usunąć, napisz na contact@faxturbo.com, a odpowiemy. Szczegóły są w informacji prawnej i regulaminie.
Co zrobić, jeśli wysłałem faks na zły numer?
Jeśli to możliwe, skontaktuj się z właścicielem numeru i poproś o zniszczenie stron. Zanotuj godzinę i treść, po czym powiadom osobę odpowiedzialną za ochronę danych w Twojej organizacji. Jeśli chodziło o dane osobowe, mogą obowiązywać obowiązki dokumentowania, a niekiedy zgłoszenia incydentu.

Zobacz także

Więcej stron, które pomogą przygotować, wysłać lub śledzić faks.