Безопасность факса и конфиденциальность

Куда попадает ваш документ, кто с ним работает и на что стоит обратить внимание.

Факс, отправленный через Faxturbo, проходит два отрезка. Первый, от браузера до наших серверов, защищён по HTTPS; там файл преобразуется, используется для передачи и затем удаляется. Второй идёт от нашего шлюза до аппарата получателя по телефонной сети, которая не шифрует факсы, у какого бы провайдера вы ни были. Сервис ведёт Dim Solution, компания во Франции, отвечающая за обрабатываемые персональные данные. Реальные проблемы редко связаны с прослушиванием. Они начинаются с неверной цифры, лотка, доступного всем, или копии, оставшейся в устройстве.

Слабые места, от самых частых

Порядок отражает то, что происходит на деле. Техническое перехватывание стоит в самом конце.

  1. Неверная цифра

    Две переставленные цифры, и документ попадает чужому человеку. Передача при этом считается успешной, ведь аппарат ответил и принял страницы; вернуть их нельзя.

  2. Общий лоток для печати

    Входящие страницы печатаются там, где их видят проходящие мимо: на ресепшене, в коридоре, в комнате копирования. Чем дольше лежит лист, тем больше людей может его прочесть.

  3. Разбросанные копии

    Многофункциональные устройства иногда хранят документы в памяти или на диске, а некоторые пересылают факсы в общий почтовый ящик. Каждая лишняя копия — ещё одно место, которое нужно защищать.

  4. Незащищённая телефонная линия

    На последнем отрезке сигнал факса не защищён, будь он аналоговым или передаваемым как T.38 по IP. Чтобы его перехватить, нужен доступ к сети оператора, и это случается гораздо реже трёх предыдущих ситуаций.

Что Faxturbo делает с вашими данными

В том числе об ограничениях, которых не может устранить ни один онлайн-сервис факсов.

HTTPS при загрузке
Файл попадает на наши серверы по зашифрованному соединению HTTPS. Следующий, телефонный отрезок не могут зашифровать ни мы, ни кто-либо другой.
Кратковременное хранение и удаление
Документ преобразуется в PDF только для того, чтобы собрать и отправить факс. После этого он автоматически удаляется, и мы не используем его ни для чего другого. Подтверждения, если вы их заказали, — единственное, что создаётся для вас по итогам передачи.
Без аккаунта, с минимумом данных
Нет ни регистрации, ни пароля. Сведения из формы — имя, адрес электронной почты, получатель и номер — нужны, чтобы провести передачу и прислать вам ссылку и результат. Ни для чего иного, а рекламных баннеров нет.
Подтверждение перед набором
Ничего не отправляется, пока вы не откроете ссылку из нашего письма и не дождётесь обратного отсчёта примерно в 55 секунд. В это время можно отменить отправку в любой момент — последняя возможность проверить номер.

Пять хороших привычек

  1. Проверяйте номер у источника

    Берите его из свежего официального документа, а не из старой записной книжки, выберите страну в форме и перед подтверждением сверьте цифры с оригиналом. При сомнениях поможет наш справочник телефонных кодов.

  2. Предупредите получателя

    Короткий звонок или сообщение вроде «факс уже в пути» приведёт человека к аппарату вовремя, и страницы не будут лежать в лотке.

  3. Напишите полезную титульную страницу

    Faxturbo печатает её из полей формы. Укажите конкретного адресата, ясную тему и попросите в сообщении дать знать, если факс попал не туда. Это подскажет действия тому, кто найдёт лист.

  4. Отправляйте только необходимое

    Перед экспортом в PDF уберите ненужные приложения и закройте лишнее, например полный номер счёта или медицинские сведения, не относящиеся к делу. Более компактный документ раскрывает меньше, если затеряется.

  5. Сохраняйте подтверждение

    Дополнительные PDF-подтверждения (2,99 € с НДС, списываются только при успешной доставке) фиксируют заявку, а затем передачу. Если вы сомневаетесь, куда ушёл факс, у вас есть датированное свидетельство.

Что факс не может обещать

Сквозное шифрование — не часть повседневного факса. T.30 описывает необязательные функции безопасности, но используемые аппараты почти никогда их не предлагают. Провайдер, обещающий защиту до самой бумаги, утверждал бы больше, чем допускает технология; Faxturbo этого не делает. Сертификатов безопасности, на которые мы могли бы сослаться, у нас тоже нет.

Кроме того, факс ничего не говорит о том, что происходит после печати: кто забирает лист, копирует его, подшивает. Он доказывает, что аппарат по этому номеру принял страницы, а не что их прочёл конкретный человек. Для особо чувствительных сведений лучше использовать защищённый мессенджер или платформу обмена документами, если она есть у другой стороны.

Частые вопросы

Могут ли перехватить мой факс?
От браузера до Faxturbo соединение шифруется по HTTPS. В телефонной линии до получателя шифрования нет, но для прослушивания нужен доступ к оборудованию оператора. Вероятнее ошибочный номер или страница, забытая в лотке.
Как долго хранится мой документ?
Только пока он нужен, чтобы подготовить и отправить факс. После завершения передачи он автоматически удаляется, и мы не оставляем копию, доступную для просмотра.
Кто отвечает за мои персональные данные и как реализовать свои права?
Dim Solution, компания во Франции, управляет Faxturbo и выступает оператором данных по GDPR. Чтобы получить доступ к данным, исправить или удалить их, напишите на contact@faxturbo.com, и мы ответим. Подробности есть в правовой информации и условиях использования.
Что делать, если я отправил факс не на тот номер?
По возможности свяжитесь с владельцем номера и попросите уничтожить страницы. Запишите время и содержание и сообщите ответственному за защиту данных в вашей организации. Если речь шла о персональных данных, могут действовать обязанности по документированию, а иногда и по уведомлению об инциденте.

Что ещё посмотреть

Другие страницы, которые помогут подготовить, отправить или отследить факс.