Fax-Sicherheit und Datenschutz

Wohin Ihr Dokument geht, wer es verarbeitet und worauf Sie achten sollten.

Ein Fax über Faxturbo legt zwei Wege zurück. Der erste, von Ihrem Browser zu unseren Servern, ist durch HTTPS geschützt; dort wird die Datei umgewandelt, für die Übertragung genutzt und danach gelöscht. Der zweite führt von unserem Gateway über das Telefonnetz zum Gerät des Empfängers, und dieses Netz verschlüsselt Faxe nicht, egal bei welchem Anbieter. Betrieben wird der Dienst von Dim Solution, einem Unternehmen mit Sitz in Frankreich, das für die verarbeiteten personenbezogenen Daten verantwortlich ist. Pannen in der Praxis haben selten mit Abhören zu tun. Sie beginnen mit einer vertippten Ziffer, einem frei zugänglichen Ausgabefach oder einer Kopie, die auf einem Gerät liegen bleibt.

Schwachstellen, die häufigsten zuerst

Die Reihenfolge folgt dem, was tatsächlich schiefgeht. Technisches Abfangen steht ganz unten.

  1. Eine falsche Ziffer

    Zwei vertauschte Ziffern, und Ihr Dokument landet bei einem Fremden. Die Übertragung gilt trotzdem als erfolgreich, da ein Gerät abgenommen und die Seiten angenommen hat; zurückholen lässt sich nichts.

  2. Ein gemeinsames Ausgabefach

    Eingehende Seiten werden dort gedruckt, wo Vorbeigehende sie sehen: am Empfang, im Flur, im Kopierraum. Je länger ein Blatt liegt, desto mehr Menschen können es lesen.

  3. Verstreute Kopien

    Multifunktionsgeräte behalten Dokumente mitunter im Speicher oder auf einer Festplatte, und manche leiten Faxe an ein gemeinsames Postfach weiter. Jede zusätzliche Kopie ist ein weiterer Ort, der geschützt werden muss.

  4. Die ungeschützte Telefonleitung

    Auf der letzten Strecke ist das Faxsignal ungeschützt, ob analog oder als T.38 über IP. Es abzugreifen erfordert Zugriff auf das Netz eines Anbieters und kommt weit seltener vor als die drei Fälle davor.

Was Faxturbo mit Ihren Daten macht

Einschließlich der Grenzen, die kein Online-Faxdienst beseitigen kann.

HTTPS für den Upload
Ihre Datei erreicht unsere Server über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung. Die anschließende Telefonstrecke lässt sich weder von uns noch von jemand anderem verschlüsseln.
Kurzzeitige Speicherung und Löschung
Ihr Dokument wird nur deshalb in PDF umgewandelt, damit das Fax erstellt und gesendet werden kann. Danach wird es automatisch gelöscht, und wir verwenden es nicht für andere Zwecke. Sendebelege, falls Sie sie hinzubuchen, sind das Einzige, was aus der Übertragung für Sie erzeugt wird.
Kein Konto, wenige Daten
Es gibt weder Registrierung noch Passwort. Die Angaben im Formular, also Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der Empfänger und die Nummer, nutzen wir, um die Übertragung durchzuführen und Ihnen Link und Ergebnis per E-Mail zu schicken. Für nichts anderes, und Werbebanner gibt es nicht.
Bestätigung vor dem Wählen
Gesendet wird erst, nachdem Sie den Link in unserer E-Mail geöffnet und einen Countdown von rund 55 Sekunden abgewartet haben. Innerhalb dieser Zeit können Sie jederzeit abbrechen, eine letzte Gelegenheit, die Nummer zu prüfen.

Fünf gute Gewohnheiten

  1. Nummer an der Quelle prüfen

    Entnehmen Sie sie einem aktuellen offiziellen Schreiben statt einer alten Kontaktliste, wählen Sie das Land im Formular und lesen Sie die Ziffern vor der Bestätigung gegen das Original. Unser Verzeichnis der Vorwahlen hilft bei Zweifeln.

  2. Empfänger vorwarnen

    Ein kurzer Anruf oder eine Nachricht wie „Ein Fax ist unterwegs“ holt jemanden rechtzeitig ans Gerät, und die Seiten bleiben nicht im Fach liegen.

  3. Ein brauchbares Deckblatt schreiben

    Faxturbo druckt es aus den Formularfeldern. Nennen Sie eine konkrete Person, einen klaren Betreff und bitten Sie in der Nachricht um Rückmeldung, falls das Fax an der falschen Stelle ankommt. Das leitet jeden, der das Blatt findet.

  4. Nur das Nötigste senden

    Entfernen Sie vor dem PDF-Export Anlagen, die nicht gebraucht werden, und schwärzen Sie Überflüssiges wie eine vollständige Kontonummer oder Gesundheitsangaben ohne Bezug zum Anliegen. Ein schlankeres Dokument gibt weniger preis, wenn es sich verirrt.

  5. Einen Nachweis aufbewahren

    Die optionalen PDF-Belege (2,99 € inkl. MwSt., nur bei erfolgreicher Zustellung berechnet) dokumentieren die Anfrage und anschließend die Übertragung. Wenn Sie sich fragen, wo ein Fax gelandet ist, haben Sie einen datierten Nachweis.

Was ein Fax nicht versprechen kann

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gehört nicht zum Fax-Alltag. T.30 beschreibt optionale Sicherheitsfunktionen, doch die im Einsatz befindlichen Geräte bieten sie praktisch nie an. Ein Anbieter, der Schutz bis zum Papier verspräche, würde mehr behaupten, als die Technik zulässt; Faxturbo tut das nicht. Eine Sicherheitszertifizierung, auf die wir uns hier berufen könnten, besitzen wir ebenfalls nicht.

Außerdem sagt ein Fax nichts darüber, was nach dem Ausdruck geschieht: wer das Blatt abholt, kopiert oder ablegt. Es belegt, dass ein Gerät unter einer Nummer Seiten angenommen hat, nicht dass eine bestimmte Person sie gelesen hat. Bei hochsensiblen Inhalten ist eine sichere Messaging- oder Austauschplattform vorzuziehen, sofern die Gegenseite eine hat.

Häufige Fragen

Kann jemand mein Fax abfangen?
Von Ihrem Browser zu Faxturbo ist die Verbindung per HTTPS verschlüsselt. Auf der Telefonleitung zum Empfänger gibt es keine Verschlüsselung, doch das Anzapfen setzt Zugriff auf Anbieter-Technik voraus. Wahrscheinlicher sind eine vertippte Nummer oder eine im Fach liegende Seite.
Wie lange wird mein Dokument gespeichert?
Nur so lange, wie es zur Vorbereitung und zum Senden des Faxes nötig ist. Nach Abschluss der Übertragung wird es automatisch gelöscht, und wir bewahren keine Kopie zur Einsicht auf.
Wer ist für meine personenbezogenen Daten verantwortlich, und wie nehme ich meine Rechte wahr?
Dim Solution, ein Unternehmen in Frankreich, betreibt Faxturbo und ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Für Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten schreiben Sie an contact@faxturbo.com, wir antworten Ihnen. Näheres steht im Impressum und in den Nutzungsbedingungen.
Was tun, wenn ich an die falsche Nummer gefaxt habe?
Wenden Sie sich, wenn möglich, an den Inhaber der Nummer und bitten Sie um Vernichtung der Seiten. Notieren Sie Uhrzeit und Inhalt und informieren Sie die für Datenschutz zuständige Stelle in Ihrer Organisation. Waren personenbezogene Daten betroffen, können Dokumentations- und gegebenenfalls Meldepflichten bestehen.

Weiterstöbern

Weitere Seiten, die beim Vorbereiten, Senden und Verfolgen eines Faxes helfen.