Безпека факсу та конфіденційність

Куди потрапляє ваш документ, хто з ним працює і на що варто зважати.

Факс, надісланий через Faxturbo, проходить два відрізки. Перший, від браузера до наших серверів, захищений через HTTPS; там файл перетворюється, використовується для передавання й після цього видаляється. Другий іде від нашого шлюзу до апарата отримувача телефонною мережею, яка не шифрує факси, незалежно від провайдера. Сервіс веде Dim Solution, компанія у Франції, що відповідає за оброблювані персональні дані. Реальні проблеми рідко пов’язані з прослуховуванням. Вони починаються з помилкової цифри, лотка, доступного кожному, або копії, що залишилася в пристрої.

Слабкі місця, від найчастіших

Порядок відображає те, що трапляється насправді. Технічне перехоплення стоїть наприкінці.

  1. Помилкова цифра

    Дві переставлені цифри, і документ потрапляє стороннім. Передавання все одно вважається успішним, адже апарат відповів і прийняв сторінки; повернути їх неможливо.

  2. Спільний лоток для друку

    Вхідні сторінки друкуються там, де їх бачать ті, хто проходить повз: на рецепції, у коридорі, в кімнаті копіювання. Чим довше лежить аркуш, тим більше людей можуть його прочитати.

  3. Розкидані копії

    Багатофункційні пристрої іноді зберігають документи в пам’яті чи на диску, а деякі пересилають факси до спільної поштової скриньки. Кожна зайва копія — ще одне місце, яке треба захищати.

  4. Незахищена телефонна лінія

    На останньому відрізку сигнал факсу не захищений, чи то аналоговий, чи то переданий як T.38 через IP. Щоб його перехопити, потрібен доступ до мережі оператора, і це трапляється набагато рідше за три попередні ситуації.

Що Faxturbo робить із вашими даними

У тому числі про обмеження, яких не може усунути жоден онлайн-сервіс факсів.

HTTPS під час завантаження
Файл потрапляє на наші сервери зашифрованим з’єднанням HTTPS. Наступний, телефонний відрізок не можуть зашифрувати ні ми, ні хтось інший.
Короткочасне зберігання та видалення
Документ перетворюється на PDF лише для того, щоб зібрати й надіслати факс. Після цього його автоматично видаляють, і ми не використовуємо його ні для чого іншого. Підтвердження, якщо ви їх замовили, — єдине, що створюється для вас за підсумками передавання.
Без облікового запису, з мінімумом даних
Немає ні реєстрації, ні пароля. Відомості з форми — ім’я, електронна адреса, отримувач і номер — потрібні, щоб виконати передавання та надіслати вам посилання й результат. Більше ні для чого, а рекламних банерів немає.
Підтвердження перед набором
Нічого не надсилається, доки ви не відкриєте посилання з нашого листа й не дочекаєтеся зворотного відліку приблизно в 55 секунд. Упродовж цього часу надсилання можна скасувати будь-коли — це остання нагода перевірити номер.

П’ять добрих звичок

  1. Перевіряйте номер біля джерела

    Беріть його зі свіжого офіційного документа, а не зі старої записної книжки, оберіть країну у формі й перед підтвердженням звірте цифри з оригіналом. У разі сумнівів допоможе наш довідник телефонних кодів.

  2. Попередьте отримувача

    Короткий дзвінок чи повідомлення на кшталт «факс уже в дорозі» приведе людину до апарата вчасно, і сторінки не лежатимуть у лотку.

  3. Напишіть корисну титульну сторінку

    Faxturbo друкує її з полів форми. Вкажіть конкретного адресата, зрозумілу тему й попросіть у повідомленні дати знати, якщо факс потрапив не туди. Це підкаже дії тому, хто знайде аркуш.

  4. Надсилайте лише необхідне

    Перед експортом у PDF приберіть непотрібні додатки й закрийте зайве, наприклад повний номер рахунку чи медичні відомості, що не стосуються справи. Компактніший документ розкриває менше, якщо загубиться.

  5. Зберігайте підтвердження

    Додаткові PDF-підтвердження (2,99 € з ПДВ, стягуються лише за успішної доставки) фіксують запит, а потім передавання. Якщо сумніваєтеся, куди пішов факс, у вас є датоване свідчення.

Чого факс не може обіцяти

Наскрізне шифрування — не частина повсякденного факсу. T.30 описує необов’язкові функції безпеки, але апарати, що використовуються, майже ніколи їх не пропонують. Провайдер, який обіцяє захист аж до паперу, стверджував би більше, ніж дозволяє технологія; Faxturbo цього не робить. Сертифікатів безпеки, на які ми могли б послатися, у нас теж немає.

Крім того, факс нічого не каже про те, що відбувається після друку: хто забирає аркуш, копіює його, підшиває. Він доводить, що апарат за цим номером прийняв сторінки, а не те, що їх прочитала конкретна людина. Для особливо чутливих відомостей краще використати захищений месенджер або платформу обміну документами, якщо вона є в іншої сторони.

Поширені запитання

Чи можуть перехопити мій факс?
Від браузера до Faxturbo з’єднання шифрується через HTTPS. У телефонній лінії до отримувача шифрування немає, але для прослуховування потрібен доступ до обладнання оператора. Імовірніші помилковий номер або сторінка, забута в лотку.
Як довго зберігається мій документ?
Лише доки він потрібен, щоб підготувати й надіслати факс. Після завершення передавання його автоматично видаляють, і ми не залишаємо копії для перегляду.
Хто відповідає за мої персональні дані і як скористатися своїми правами?
Dim Solution, компанія у Франції, керує Faxturbo і є контролером даних за GDPR. Щоб отримати доступ до даних, виправити або видалити їх, напишіть на contact@faxturbo.com, і ми відповімо. Подробиці є в правовій інформації та умовах користування.
Що робити, якщо я надіслав факс не на той номер?
Якщо можливо, зв’яжіться з власником номера й попросіть знищити сторінки. Запишіть час і зміст та повідомте відповідальну за захист даних особу у вашій організації. Якщо йшлося про персональні дані, можуть діяти обов’язки щодо документування, а іноді й щодо повідомлення про інцидент.

Що ще переглянути

Інші сторінки, які допоможуть підготувати, надіслати чи відстежити факс.