Kurz gesagt: Um Faxe per E-Mail zu empfangen, brauchen Sie eine Rufnummer nur für sich, einen Server, der den Anruf annimmt und das Faxsignal in ein PDF verwandelt, und ein Postfach, das den Anhang akzeptiert. Faxturbo selbst sendet nur Faxe. Dieser Leitfaden erklärt, wie der Empfang funktioniert, damit Sie einen Dienst wählen können, der ihn bietet.
Viele merken den Unterschied erst, wenn ein Formular „Antwort per Fax“ verlangt und eine Woche später heißt: „Wir haben Ihnen die unterschriebene Kopie gefaxt.“ Senden ist ein Anruf, den Sie tätigen. Empfangen heißt: Irgendwo muss zu jeder Tages- und Nachtzeit eine Leitung für Sie bereitstehen. Dieser eine Unterschied bestimmt alles Weitere, auch den Preis.
Die drei Glieder der Kette
Eine Nummer, die Ihnen gehört
Wer Ihnen ein Fax schicken will, wählt eine Nummer. Das kann eine Ortsnummer sein, eine nationale Rufnummer oder eine eigens für Faxe gemietete. Ohne sie landet das Fax nirgends. Dieser Teil kostet Monat für Monat Geld, weil die Nummer von der nationalen Regulierungsbehörde einem Netzbetreiber zugeteilt und von diesem weitervermietet wird.
Ein Server, der sich wie ein Faxgerät verhält
Kommt der Anruf an, muss etwas mit den richtigen Tönen antworten, die Geschwindigkeit aushandeln und die Seiten entgegennehmen. Ein Tischgerät erledigt das mit einem eingebauten Modem, ein Onlinedienst per Software auf einem Server, meist über IP. Die Seiten werden zu einem Bild zusammengesetzt.
Zustellung an Sie
Das Bild wird zum PDF, manchmal zum TIFF, und kommt als E-Mail-Anhang oder in einem Webportal an. Das meint man mit Fax-to-Mail, und deshalb braucht ein moderner Empfänger weder Papier noch eine Telefondose.
Vier Wege zum Faxempfang
| Möglichkeit | Sinnvoll, wenn | Worauf achten |
|---|---|---|
| Abo bei einem Fax-to-Mail-Dienst | Sie regelmäßig Faxe erhalten | monatliche Gebühr, auch in ruhigen Monaten |
| Gerät am Festnetz behalten | das Gerät schon funktioniert | Kupferleitungen werden abgeschaltet, VoIP-Router behandeln Faxe oft schlecht |
| Gerät hinter VoIP-Adapter | Sie schon ein Gerät besitzen | Einstellungen müssen zu T.38 oder einem sauberen G.711-Pfad passen |
| Absender um anderen Kanal bitten | Faxe selten sind | nicht jeder Absender macht mit |
Erhalten Sie ein Fax im Jahr, ist ein Abo übertrieben. Fragen Sie, ob der Absender einen sicheren Upload oder eine E-Mail nutzen kann; viele können, und sie danken Ihnen für die Frage.
Was ein Abo üblicherweise enthält
Dienste unterscheiden sich, ein ordentliches Angebot nennt aber Folgendes:
- eine eigene Nummer im Land Ihrer Wahl;
- Zustellung jedes Faxes als PDF-Anhang, mit Kennung des Absenders und Seitenzahl in der Nachricht;
- eine Aufbewahrungsfrist und ein durchsuchbares Archiv;
- Verschlüsselung auf dem Transportweg und die Möglichkeit, einen Link statt der Datei zu erhalten.
Fragen Sie besonders nach der Aufbewahrungsfrist. Ein für immer im Postfach liegendes Fax ist ein Risiko, wenn das Dokument Gesundheits- oder Finanzdaten enthält.
Empfang einrichten ohne Dienst zu kaufen
Manche Lagen brauchen gar keinen Dienst.
Sie besitzen einen Multifunktionsdrucker mit Faxfunktion. Schließen Sie ihn an eine funktionierende analoge Leitung an, stellen Sie automatischen Empfang ein und geben Sie die Nummer weiter. Er druckt bei Ankunft. Die Schwäche ist die Leitung: Prüfen Sie, ob sie noch analog ist, bevor Sie sich darauf verlassen. Unser Beitrag zu Fax über IP und T.38 zeigt, was sich beim Auslaufen des Kupfernetzes ändert.
Sie nutzen ein Modem im Computer. Möglich, aber immer seltener und abhängig von einer alten Betriebssystemfunktion.
Sie nutzen einen Adapter zwischen Gerät und Router. Ein VoIP-Telefonadapter (ATA) lässt das Gerät mit dem Router sprechen, als wäre er eine Telefonleitung. Ergebnisse hängen vom Anbieter und den Einstellungen ab; testen Sie mit einigen echten Seiten, bevor Sie die Nummer veröffentlichen.
Häufige Fallen
- Kostenlose Empfangsangebote. Meist Testphasen, geteilte Nummern oder werbefinanzierte Dienste. Eine geteilte Nummer kann Ihre Faxe mit denen anderer vermischen.
- E-Mail-Filter. Ein PDF eines unbekannten Absenders landet womöglich im Spam. Setzen Sie die Absenderadresse des Dienstes auf die Positivliste.
- Große Faxe. Ein Fax mit 40 Seiten wird ein schwerer Anhang. Prüfen Sie das Größenlimit des Postfachs.
- Datenschutz. Legen Sie fest, wer das Postfach liest. Ein gemeinsames Postfach schafft das Flurproblem eines Geräts neu.
Wie das mit dem Senden zusammenpasst
Empfang und Versand sind unabhängig. Sie können mit Faxturbo aus dem Browser senden (siehe Preise) und auf einem anderen Dienst oder einem behaltenen Gerät empfangen. Muss die Gegenseite per Fax antworten, geben Sie ihr Ihre Empfangsnummer und den Namen der Person, die die Seiten sehen soll. Die Seite Faxe empfangen fasst die Optionen zusammen.
Häufige Fragen
Kann ich Faxe auf dem Handy empfangen?
Nicht direkt: Eine mobile Sprachnummer kann kein Fax tragen. Mit einem Onlinedienst erhalten Sie das PDF auf dem Handy, was praktisch dasselbe ist.
Behalte ich meine bisherige Nummer?
Manchmal. Netzbetreiber können eine Festnetznummer zu manchen Diensten portieren, aber nicht immer. Fragen Sie, bevor Sie sich festlegen.
Ist ein per E-Mail empfangenes PDF so gültig wie Papier?
Es ist eine getreue Kopie der angekommenen Seiten. Ob es als Beweis zählt, hängt vom Empfänger und den für das Dokument geltenden Regeln ab; bewahren Sie die Zustellinformationen zusammen mit der Datei auf.
Das Wichtigste
- Empfang braucht eine eigene Nummer, einen Decoder und ein Postfach.
- Faxturbo sendet; es stellt keine Empfangsnummer bereit.
- Wählen Sie ein Abo nur, wenn Faxe regelmäßig eintreffen.
- Testen Sie vor der Veröffentlichung der Nummer und legen Sie fest, wer das Postfach lesen darf.
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