PDF fürs Fax vorbereiten: Schwarz-Weiß, Auflösung, Größe

Kurz gesagt: Scannen Sie die Seiten flach, in Schwarz-Weiß, mit 200 dpi, im Format A4, und halten Sie die Datei schlank. Ein Faxgerät wandelt alles, was Sie senden, in ein Zweitonbild von etwa 200 × 100 Punkten pro Zoll (Standard) oder 200 × 200 (Fein) um. Je sauberer und dunkler die Vorlage, desto besser der Ausdruck.

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Das Fax ist ein sehr altes Format und gnadenlos. Farbe verschwindet, blasser Bleistift löst sich auf, kleine Schrift verschwimmt zum grauen Fleck. Onlinedienste nehmen PDFs, Fotos und Office-Dateien an und wandeln sie um, doch die Umwandlung kann keine Details erfinden, die nie in der Datei waren. Ein paar Minuten Vorbereitung entscheiden, ob der Empfänger die Seite sofort liest oder Sie deswegen anruft.

Was das Faxnetz tatsächlich überträgt

Beim klassischen Fax besteht jede Seite nur aus Punkten, die entweder schwarz oder weiß sind. Es gibt weder Grau noch Farbe. Ihr Dokument wird also auf zwei Töne reduziert, bevor es das Haus verlässt.

• Der Standardmodus nutzt etwa 204 × 98 dpi, genug für getippten Text ab 11 Punkt.
• Der Feinmodus nutzt etwa 204 × 196 dpi, besser für Kleingedrucktes und Formulare.
• Die Seitengröße ist A4 oder Letter; der Wandler passt Ihre Seiten an.

Die Folge ist einfach: Gestalten Sie das Dokument für schwarze Tinte auf weißem Papier, als wollten Sie es fotokopieren.

Eine Checkliste in fünf Schritten

1. Scannen statt fotografieren, wenn möglich. Ein Flachbett- oder Einzugsscanner liefert gleichmäßiges Licht und gerade Ränder. Ein mobiler Dokumentenscanner genügt für das Homeoffice und passt in eine Schublade.
2. Schwarz-Weiß- (oder „Text“-)Modus mit 200 dpi wählen. Höhere Auflösungen vergrößern nur die Datei; das Faxnetz reduziert sie ohnehin. Bietet Ihr Scanner eine Dokument- oder Textverbesserung, schalten Sie sie ein: Sie schärft Kanten.
3. Kontrast erhöhen. Blassgrauer Text, farbige Stempel und Unterschriften in hellblauer Tinte verschwinden. Unterschreiben Sie mit schwarzem Stift neu, wenn das Original blass ist.
4. Beschneiden und geraderichten. Schwarze Ränder und schräger Text verschwenden Platz und können Schieflagefehler auslösen. Die meisten Scan-Apps schneiden automatisch zu.
5. Ergebnis in Originalgröße prüfen. Zoomen Sie auf 100 Prozent und lesen Sie die kleinste Zeile. Wenn Sie sich quälen, quält sich der Empfänger auch.

Schrift und Layout bei selbst erstellten Dokumenten

Wenn Sie das Dokument selbst schreiben, machen wenige Entscheidungen die Seite faxtauglich.

• Verwenden Sie eine schlichte Schrift ab 11 Punkt; meiden Sie dünne oder verzierte Schriftarten.
• Schwarzer Text auf weißem Grund. Lassen Sie schattierte Kästen, Wasserzeichen und farbige Tabellenzeilen weg: Sie werden zu grauem Rauschen.
• Lassen Sie rundum 1,5 cm Rand; manche Geräte schneiden den Rand ab.
• Setzen Sie Namen des Empfängers und Seitenzahl oben auf Seite eins. Der kostenlose Deckblatt-Generator liefert ein fertiges Deckblatt.

Dateigröße und Format

Bei Onlinediensten dürfen PDF, Word, Excel, Grafiken und Textdateien bis zu 100 MB groß sein; alles außer PDF konvertieren sie selbst. Ein paar Hinweise:

• Als PDF belassen. Eine Umwandlung aus einem Office-Format verschiebt gelegentlich Schriften oder Seitenumbrüche. Exportieren Sie zuerst als PDF, prüfen Sie es, dann laden Sie hoch.
• Überflüssige Seiten entfernen. Der Preis hängt von der Länge ab, und jede zusätzliche Seite ist auch eine zusätzliche Minute Übertragung.
• Keine passwortgeschützten PDFs. Sie lassen sich nicht umwandeln.
• Formulare reduzieren. Ausfüllbare Felder sollten in ein PDF gedruckt werden, damit die eingegebenen Werte erscheinen.

Der Preisrechner nennt Ihnen vorab, was ein Dokument einer bestimmten Länge kostet.

Praktisches Zubehör für Gelegenheitsfaxer

Nichts davon ist zwingend, doch einige günstige Dinge sparen Zeit. Ein kleiner Einzugsscanner schlägt das seitenweise Fotografieren, und ein Ries sauberes weißes Kopierpapier A4 vermeidet das Durchscheinen, das einen Scan abdunkelt. Nutzen Sie noch ein Gerät, halten Sie Thermopapier für Faxgeräte in der Schublade bereit.

Häufige Fragen

Kann ich ein Farbdokument faxen?

Ja, der Empfänger erhält es aber in Schwarz-Weiß. Prüfen Sie, dass nichts Wichtiges von der Farbe abhängt.

Reicht ein Foto vom Handy?

Für eine schnelle einseitige Sache ja, wenn Sie bei Tageslicht, flach und gerade fotografieren und die Seite das Bild füllt. Bei Längerem oder Kleingedrucktem scannen Sie besser. Mehr dazu unter Fax vom Telefon.

Warum kam mein Fax dunkel an?

Meist wegen eines grauen Hintergrunds im Original oder eines Schattens im Foto. Erhöhen Sie den Kontrast oder scannen Sie auf hellerem Untergrund neu.

Welche Dateigröße ist zu groß?

Die Grenze liegt bei 100 MB, doch ein Scan über 10 MB für wenige Seiten deutet auf zu hohe Auflösung hin.

Das Wichtigste

• Flach scannen, Schwarz-Weiß, 200 dpi, dann in 100 Prozent prüfen.
• Schwarz auf Weiß: keine Farbe, keine Schattierung, keine blasse Tinte.
• Office-Dateien zuerst als PDF exportieren und prüfen.
• Ein Deckblatt mit Empfänger und Seitenzahl beilegen.