Коротко: кладите каждую страницу на сканер ровно, выбирайте чёрно-белый режим с разрешением 200 dpi, формат листа — A4, и держите файл лёгким. Факс превращает всё, что вы отправляете, в двухтоновое изображение примерно 200 × 100 точек на дюйм (стандартный режим) или 200 × 200 (тонкий). Чем чище и темнее оригинал, тем лучше распечатка.
Раскрытие партнёрских ссылок: в этом руководстве есть ссылки на Amazon. Если вы покупаете по ним, мы получаем небольшую комиссию, без дополнительных затрат для вас.
Факс — очень старый формат, и он беспощаден. Цвет исчезает, бледный карандаш пропадает, мелкий шрифт сливается в серое пятно. Онлайн-сервисы принимают PDF, фотографии и офисные файлы и преобразуют их, но преобразование не может придумать детали, которых в файле никогда не было. Несколько минут подготовки решают, прочтёт ли получатель страницу сразу или позвонит вам по этому поводу.
Что на самом деле передаёт факсовая сеть
Классический факс передаёт каждую страницу как набор чёрных или белых точек. Серого и цвета нет. Поэтому ваш документ сводится к двум тонам ещё до отправки.
- Стандартный режим — около 204 × 98 dpi, достаточно для печатного текста от 11 пунктов.
- Тонкий режим — около 204 × 196 dpi, лучше для мелкого шрифта и форм.
- Размер страницы — A4 или Letter; конвертер подгоняет под него ваши страницы.
Вывод прост: оформляйте документ под чёрные чернила на белой бумаге, как будто собираетесь снять с него ксерокопию.
Чек-лист из пяти шагов
- Сканируйте, а не фотографируйте, когда возможно. Планшетный сканер или сканер с подачей даёт ровный свет и прямые края. Портативного сканера документов достаточно для домашнего офиса, и он помещается в ящик.
- Выберите чёрно-белый режим (или «текст») при 200 dpi. Более высокое разрешение лишь увеличивает файл; факсовая сеть всё равно его снизит. Если сканер предлагает улучшение документа или текста, включите его: оно заостряет края.
- Повысьте контраст. Бледно-серый текст, цветные штампы и подписи светло-синими чернилами пропадают. Подпишитесь заново чёрной ручкой, если оригинал бледный.
- Обрежьте и выровняйте. Чёрные рамки и наклонный текст зря занимают место и могут вызвать ошибки перекоса. Большинство приложений для сканирования обрезают автоматически.
- Проверьте результат в реальном размере. Увеличьте до 100 процентов и прочтите самую мелкую строку. Если вам трудно, получателю будет трудно тоже.
Шрифты и вёрстка документов, которые вы создаёте
Если вы пишете документ сами, несколько решений делают страницу удобной для факса.
- Используйте простой шрифт не мельче 11 пунктов; избегайте тонких и декоративных начертаний.
- Чёрный текст на белом фоне. Откажитесь от затенённых блоков, водяных знаков и цветных строк таблиц: они превращаются в серый шум.
- Оставьте поля по 1,5 см со всех сторон; некоторые аппараты обрезают край.
- Поставьте имя получателя и число страниц вверху первой страницы. Бесплатный генератор титульных страниц создаст готовую.
Размер и формат файла
Онлайн-сервисы принимают PDF, Word, Excel, изображения и текст до 100 МБ, преобразуя всё, что не PDF. Несколько замечаний:
- Оставьте PDF. Преобразование из офисного формата иногда сдвигает шрифты или разрывы страниц. Сначала экспортируйте в PDF, проверьте, затем загружайте.
- Уберите лишние страницы. Цена зависит от объёма, а каждая лишняя страница — это ещё и лишняя минута передачи.
- Избегайте PDF с паролем. Их нельзя преобразовать.
- Сведите формы. Заполняемые поля нужно распечатать в PDF, чтобы появились введённые значения.
Калькулятор стоимости подскажет заранее, сколько будет стоить документ нужной длины.
Полезная техника для тех, кто пользуется факсом изредка
Ничто из этого не обязательно, но несколько недорогих вещей экономят время. Небольшой сканер с подачей листов лучше, чем фотографировать страницы по одной, а пачка чистой белой бумаги A4 избавляет от просвечивания, из-за которого скан темнеет. Если вы ещё пользуетесь аппаратом, держите в ящике запас термобумаги для факса.
Частые вопросы
Можно ли отправить цветной документ?
Да, но получатель получит его чёрно-белым. Убедитесь, что ничто важное не зависит от цвета.
Достаточно ли фото с телефона?
Для быстрой одной страницы да, если снимать при дневном свете, ровно и прямо, чтобы страница заполняла кадр. Для длинных документов или мелкого шрифта лучше сканировать. Подробнее в материале факс с телефона.
Почему мой факс вышел тёмным?
Обычно из-за серого фона оригинала или тени на снимке. Повысьте контраст или отсканируйте заново на более светлой поверхности.
Какой размер файла слишком велик?
Предел — 100 МБ, но скан больше 10 МБ для нескольких страниц говорит о слишком высоком разрешении.
Главное
- Сканируйте плоско, чёрно-белый режим, 200 dpi, затем проверьте в 100 процентах.
- Чёрное на белом: без цвета, затенения и бледных чернил.
- Офисные файлы сначала экспортируйте в PDF и проверьте.
- Приложите титульную страницу с получателем и числом страниц.
Темыfaxpaperless
